Sommario
Introduzione
Le scadenze
Cos’è il whistleblowing?
Normativa whistleblowing: le novità
Whistleblowing: le tutele per il segnalatore
Le segnalazioni anonime
Il regime sanzionatorio
Whistleblowing: procedure, piattaforme e software per adeguarsi
È stato ufficialmente approvato il decreto legislativo n. 24 del 12 luglio 2023 che recepisce la direttiva whistleblowing.
La normativa di riferimento è la Direttiva Europea sul Whistleblowing 2019/1938 pubblicata il 16 dicembre 2019 ed il cui termine per il recepimento da parte degli stati aderenti è scaduto il 17 dicembre 2021.
Il 9 marzo 2023 il Consiglio dei Ministri ha approvato il decreto legislativo recante l’attuazione della Direttiva UE 1937/2019 in materia di whistleblowing e la nuova legge italiana sul Whistleblowing (d.lgs. n.24) è entrato ufficialmente in vigore.
In questa breve guida abbiamo analizzato:
· Il contenuto della normativa;
· Gli adempimenti che le aziende devono osservare per adeguarsi al nuovo obbligo.
Abbiamo elencato di seguito, punto per punto, ogni passaggio di questa nuova normativa e quali attività devono avviare le aziende per adeguarsi entro le scadenze definite dalla legge.
I termini per adeguarsi sono differenti in base alle caratteristiche dimensionali dell’azienda.
Li riepiloghiamo di seguito:
Aziende che hanno occupato mediamente, negli ultimi dodici mesi, più di 249 dipendenti
15 luglio 2023
Aziende che hanno occupato, mediamente, nell’ultimo anno, almeno 50 lavoratori dipendenti
17
dicembre 2023
Aziende che, sotto la soglia delle 50 unità, hanno come genere di attività i servizi ed i prodotti finanziari, la prevenzione del riciclaggio e le misure atte a bloccare il finanziamento del terrorismo, la sicurezza dei trasporti e la tutela dell’ambiente, nonché quelli che adottano i modelli organizzativi L. 231/2001
17 dicembre 2023
Il Whistleblowing è un fondamentale strumento di conformità aziendale, attraverso il quale dipendenti, fornitori, clienti, tirocinanti, ex dipendenti o collaboratori esterni di un’azienda possono segnalare, in modo riservato e protetto, eventuali illeciti riscontrati durante la propria attività ed in generale nel rapporto con l’azienda stessa.
Viene definito, quindi, whistleblower (letteralmente “soffiatore di fischietto”), in italiano SEGNALATORE, la persona che per il lavoro che svolge nota un comportamento illecito o che danneggia l’interesse comune e lo segnala, informando l’azienda.
Con la nuova normativa viene definito il perimetro entro il quale regolamentare questo tipo di attività fatta dal cosiddetto whistleblower per fornirgli protezione e sicurezza, anche attraverso l’anonimato della segnalazione.
Il nostro paese si era già dotato di una disciplina dedicata alla tutela dei whistleblowers, prima nel settore pubblico e, a partire dal 2017, anche per gli enti che operano esclusivamente nel settore del privato.
Quali sono le novità con il decreto di attuazione della nuova normativa?
La prima importante novità per le aziende private riguarda il passaggio da modello volontario a modello obbligatorio.
Diventa quindi inderogabile:
· La predisposizione e l’adozione di specifiche procedure;
· L’istituzione di canali di segnalazione interna;
· L’introduzione di strumenti approntati alla tutela dei whistleblower (segnalanti).
Un altro aspetto nuovo riguarda l’ampliamento degli illeciti potenzialmente oggetto di segnalazione.
Infatti, se fino ad oggi si faceva riferimento solo alle materie di rilievo squisitamente penalistico (corruzione e frode in primo piano), ora l’oggetto delle segnalazioni si estende a:
· Illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
· cattive pratiche che incidono sugli interessi strategici della comunità (privacy, antitrust, ambiente, sicurezza dei luoghi di lavoro);
· condotte in violazione di standard etici rilevanti ai sensi del Decreto Legislativo 231/2001 o violazione dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;
· illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
· atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
· atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
· atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.
Ultimo aspetto, ma non per importanza, il decreto regolamenta anche la possibilità di rendere pubblica la segnalazione, attraverso i mass media o i social nel caso in cui non abbia avuto seguito alle sue segnalazioni per canali interni o esterni.
Le segnalazioni, infatti, in base al decreto-legge 24/2023, possono essere di tre tipologie:
1. interna;
2. esterna;
3. tramite divulgazione pubblica.
Le tipologie di segnalazione devono necessariamente essere utilizzate in modo progressivo, nel senso che il whistleblower (o segnalante) può effettuare una segnalazione esterna solo se non ha potuto effettuare una segnalazione interna o se questa non ha avuto esito. E lo stesso può passare alla divulgazione pubblica solo dopo aver effettuato una segnalazione interna ed esterna senza esito.
Naturalmente le segnalazioni sono sottoposte alla condizione di RAGIONEVOLEZZA ovvero il segnalante o denunciante deve avere un ragionevole e fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate siano vere e rientrino nelle fattispecie indicate dalla normativa.
Whistleblowing: le tutele per il segnalatore
Fino a qui abbiamo scoperto le novità della normativa e compreso i limiti entro cui si può muovere il whistleblower (segnalatore), ma nel momento in cui viene fatta una segnalazione quali sono le tutele per il segnalante?
Occorre intanto partire dalla definizione di RITORSIONE. Si definisce ritorsione:
Qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare, alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto, da intendersi come danno ingiustificato.
Il decreto-legge definisce chiaramente le tutele per tutti coloro che effettuano segnalazioni di violazioni, i quali, in pratica, non possono subire ritorsioni di alcun tipo, tra cui:
· il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
· la retrocessione di grado o la mancata promozione;
· il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell'orario di lavoro;
· la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa;
· le note di merito negative o le referenze negative;
· l'adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
· la coercizione, l'intimidazione, le molestie o l'ostracismo;
· la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
· la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
· il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
· i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, compre se la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
· l'inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un'occupazione nel settore o nell'industria in futuro;
· la conclusione anticipata o l'annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
· l'annullamento di una licenza o di un permesso;
· la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.
Le competenze finalizzate ad accertare le eventuali ritorsioni spettano all’ANAC, l’Autorità Nazionale Anticorruzione, la quale può avvalersi, per quanto di rispettiva competenza, della collaborazione dell’Ispettorato della Funzione Pubblica e anche dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro.
La segnalazione anonima è una segnalazione sprovvista di elementi che rendano possibile l’identificazione di colui/colei che ha inviato il messaggio.
È consigliabile per aziende e organizzazioni di ogni dimensione e grado garantire ai propri stakeholder di inviare sospetti in maniera confidenziale, adottando procedure aziendali predisposte in tema di whistleblowing che prevedessero anche questa circostanza.
Le segnalazioni dunque possono anche essere effettuate in forma anonima, malgrado la Direttiva UE sul Whistleblowing non preveda l’obbligo di introdurre una segnalazione di tipo totalmente anonimo.
Perché garantire l’anonimato?
L’anonimato, come è facile intuire, incentiva eventuali segnalanti a condividere i sospetti illeciti, in quanto riduce il timore di andare incontro a conseguenze negative come mobbing, demansionamento o addirittura licenziamento. Recenti studi (cfr. Whistleblowing Report 2019) attestano che le aziende provviste di canali di segnalazione di tipo anonimo hanno riscontrato un aumento delle denunce, di cui il 60% ca. avviene in anonimato. Dare alle persone la possibilità di tutelare la propria identità, quindi, getta la base della creazione di un rapporto di fiducia tra aziende e dipendenti.
Come si tutela l’anonimato dei segnalanti?
Per farlo, è necessario assicurare che la persona che effettua la segnalazione non possa essere identificata da attributi personali (come, ad esempio, il reparto di lavoro, l’indirizzo IP, il numero di telefono, la voce, lo stile di scrittura, ecc.). Inoltre, tutti i dati trasferiti dal segnalante devono essere elaborati e conservati in modo criptato.
La Direttiva UE 2019/1937 non specifica come le aziende debbano trattare le segnalazioni anonime, ma chiarisce che le aziende devono mantenere riservata l’identità del whistleblower, pena pesanti sanzioni in caso di violazione.
Aldilà degli eventuali obblighi nazionali e internazionali, tuttavia, è bene specificare che garantire l’anonimato non consente solamente di tutelare in maniera assoluta l’identità del segnalante ma costruisce – come visto – un rapporto preferenziale di fiducia, che aiuterà lo svolgimento delle indagini.
In questo senso, il nostro consiglio è quello di lasciare in prima istanza al segnalante la scelta se rivelare, o meno, la propria identità e di lavorare sulla costruzione di una relazione volta a debellare la crisi e a trasmettere i valori di integrità, trasparenza ed etica.
Vediamo quali sono le sanzioni che l’ANAC può applicare in caso di accertamento di omissioni;
· da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l’adozione di tali procedure non è conforme a quella richiesta dalla legge, nonché quando accerta che non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute;
· da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che sono state commesse ritorsioni o quando accerta che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l’obbligo di riservatezza;
· da 500 a 2.500 euro, nel caso di perdita delle tutele, salvo che la persona segnalante sia stata condannata, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.
Whistleblowing: procedure, piattaforme e software per adeguarsi
Il miglior modo per adeguarsi a questa nuova normativa è:
· definire e adottare procedure ben definite contenenti le istruzioni per effettuare e gestire le segnalazioni;
· individuare le figure aziendali che dovranno gestire le segnalazioni;
· informare i terzi aziendali (dipendenti, professionisti, collaboratori, fornitori, clienti, ecc…) circa l’adozione delle suddette procedure;
· integrare la procedura WHISTLEBLOWING con gli adempimenti in materia di protezione dei dati (GDPR).
Negli ultimi mesi sono stati sviluppati numerosi strumenti informatici per la gestione degli adempimenti in materia di whistleblowing, che sicuramente consentono alle aziende una gestione ottimale degli obblighi di legge, ma ATTENZIONE:
l’utilizzo di una piattaforma informatica, pur essendo consigliato, NON È OBBLIGATORIO. L’importante è che l’azienda si doti di una procedura interna che rispetti le caratteristiche sopra elencate.
Puntualizzato questo aspetto, le caratteristiche minime che il software deve avere per dare la sicurezza all’azienda di essere compliant al 100% ed evitare sanzioni sono le seguenti:
· Semplice da utilizzare, sia per i segnalanti che per l’azienda e/o gli OdV (organi di vigilanza);
· Accessibile da qualsiasi dispositivo;
· In grado di garantire anonimato e riservatezza (senza installazioni su server aziendali);
· Conforme alla direttiva Europea e al GDPR;
· Capace di permettere la comunicazione tra segnalante e azienda (e/o OdV) anche in caso di segnalazione anonima.
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